Стратегические изменения: управление разработкой стратегии при помощи систем планирования и администрирования

Джон Грант

DocPlanet.com, Inc.

Нандини Раджагопалан

Marshall School of Business, University of Southern California

Систематизированные процедуры для управления разработкой стратегии могут снизить вероятность совершения серьезных ошибок или выбора неверных вариантов, так как включают много важных видов деятельности, обеспечивающих получение критической информации и понимание, которое должно лежать в основе стратегических действий. Механизмом координации при разработке стратегии и ее реализации на постоянной либо на временной основе, позволяющей достичь желаемых организационных целей, выступают системы планирования и администрирования (PAS - planning and administration systems).

Роль и важность систем PAS становится очевидной в организации, когда между членами команды менеджеров появляются серьезные разрывы коммуникационного характера. Именно это произошло в бизнес-единице одной крупной фирмы, занимающейся финансовыми услугами, в конечном счете обнаружившей, что занимается не подходящей для нее стратегической альтернативой, на разработку которой затратила много труда.

Некоторые проблемы с системами PAS объясняются тем, что система стратегического планирования в этой бизнес-единице не предоставляла старшим менеджерам возможности проанализировать потенциальные стратегические инициативы до их сведения до конечного незначительного набора альтернатив. В результате отдел планирования в равной степени глубоко занимался разработкой всех альтернатив при участии многих руководителей среднего уровня, готовивших вариант для принятия окончательного решения на высшем уровне. Поскольку анализа как такового не существовало, отдел планирования и менеджеры среднего звена затратили много времени и усилий на одну альтернативу, отвергнутую уже в начале года президентом бизнес-единицы. Президент посчитал ее слишком рискованной и не соответствующей представлениям и миссии своей бизнес-единицы. Но системы управления и информации бизнес-единицы этого не отследили и не сообщили о принятых решениях в отдел стратегического планирования и менеджерам среднего уровня. Через несколько месяцев, когда команда старших менеджеров встретилась, чтобы принять окончательное решение и сделать выбор, они к своему ужасу обнаружили, что отвергнутая когда-то стратегия снова появилась на столе. Хорошо действующие системы планирования и администрирования не допустили бы столь расточительного использования управленческих ресурсов.

Основные цели этой главы:

представить цели, характеристики и масштабы систем PAS, чтобы познакомить читателей с подобными системами и их потенциальными вкладами, обеспечивающими более высокие показатели функционирования организации;

показать на примерах компромиссные варианты использования и влияние систем PAS в отдельных организационных ситуациях;

показать процедуры проектирования и оценивания таких систем в рамках общего организационного контекста.

Эту главу можно изучать и использовать как отдельную работу. Однако важные материалы других глав помогают лучше понять темы, рассматриваемые здесь. Субсистемы планирования и контроля особенно тесно связаны с анализом отрасли в гл. 8 и анализом макросреды в гл. 10. Важный этап каждого цикла PAS - организационный анализ - обсуждался в гл. 10 и 11. Важные исходные составляющие для процессов PAS обеспечивает генерирование стратегических альтернатив, подробно описанное в гл. 12. Считается, что разработка PAS полезна и для процессов реализации и реконфигурации, подробно анализируемых в гл. 15, и будет важным компонентом вариантов трансформации и реконфигурации, представленных в гл. 17.

Системы планирования и администрирования: некоторые базовые понятия

Системы планирования и администрирования, описанные в этой главе, не просто набор формализованных документов, строгих графиков проведения совещаний и компьютерной поддержки. Наша рабочая концепция систем PAS более широкая. Сюда входят разнообразные условия, виды деятельности и свойства, которыми можно управлять, чтобы получить желательное в будущем поведение и требуемые характеристики организации. Наличие данных, лидерство старших менеджеров, осознаваемая степень риска, уровни образования сотрудников и многие другие элементы вносят свои вклады в системы PAS.

При проектировании таких систем не ставится цель сделать их более всеохватывающими и подробными. Главное, что от них требуется, если говорить о них в экономических, организационных и человеческих параметрах, - обеспечить эффективность и более высокую производительность. Более того, на практике можно парализовать деятельность организации и в конечном счете сделать ее банкротом, если применять в ней излишне детализированные и формализованные системы PAS. Менеджеры должны стремиться к тому, чтобы эти системы были динамичными, гибкими и обладающими высокой энергетикой. Это обеспечит удовлетворение изменяющихся запросов организации.

Системы планирования и администрирования вносят значительный вклад в качество информации, своевременность ее получения и структуру. Информация должна быть оперативно доступна генеральным менеджерам для принятия важнейших решений. Не имея таких систем, руководители не смогут отследить